在庫の管理をルール化すれば、医薬品の在庫切れも、使用期限切れも防げるようになる

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2018/12/10
在庫の管理をルール化すれば、医薬品の在庫切れも、使用期限切れも防げるようになる

医院経営や病院経営では、医薬品の在庫が切れると困るため、多めに発注するケースが多いはずです。ただ結果的に使用期限切れとなり、廃棄されることもあります。院長先生が自分で管理しようとしても、診療も忙しく、難しいでしょう。

そこで、医院や病院ですぐに導入できる在庫管理のルールを教えます。

システムを導入するコストも1円もかからず、明日から実践できます。

まず医薬品は箱や段ボールで送られてくるはずです。
そのあと、

三段階で在庫を管理することで、医薬品の在庫が切れることも、使用期限切れも防ぐことができます。

 

第一段階の手順について

① 医薬品の箱の横にマジックで、大きく「残り100個となったら発注」と記入します。
② 付箋に、医薬品の名称といつもの発注数、例えば「1000個の発注」などと記入して、貼っておきます。
③ その薬を使うときに、看護師や従業員が100個未満であると確認したら、付箋をはがして「未発注の医薬品」と書かれたホワイトボードに貼り付けます。
④ 事前に医薬品の発注担当者を決めておき、その人が実際に発注します。
⑤ 発注したあと、発注担当者はエクセルなどの表計算ソフトに、医薬品名と発注日を記載して保存しておきます。

ここまでが第一段階となりますが、自動的に発注までできています。発注担当者は1人で十分で、手続きも難しくありません。

ただし、この手続きの中で、1つだけ注意する点があります。
それは、③の100個未満になったら付箋をはがしてホワイトボードに貼り付けるときです。ここは責任者がいるわけでもなく、それぞれの看護師や従業員に自発的に行ってもらう部分となります。そのため、数を適当に数えている人ばかりだと、医薬品がほとんどなくなるまで発注せずに放っておかれてしまいます。

この部分でつまずく医院や病院は、発注担当者が1日1回、または3日に1回はすべての段ボールを見て回るようにします。

通常、十分あるものはパッと見ればすぐに分かるため、見て回るのにそれほど手間はかからないはずです。

 

第二段階の手順について

① 発注したら、発注担当者は付箋をはがして、「発注済みの医薬品」と書かれたホワイトボードに貼り付けます。
② 数日後、発注担当者は、実際に医薬品が到着したことを確認します。
③ ホワイトボードから付箋をはがして、到着した段ボールに貼り付けます。
④ 段ボールに「残り100個となったら発注」と書いておきます。
⑤ 最後に、第一段階でエクセルなどの表計算ソフトに入力してある医薬品名の発注日の横に、到着日を記載して保存します。

これで第二段階が終了で、在庫が到着しました。
ここまでホワイトボードに付箋を貼るという解説をしましたが、これはノートでも構いません。

ただみんなが見える部分に、付箋を貼っておく方がよいと思います。

また第二段階の手続きでは、つまずく部分はないはずです。

 

第三段階の手順について

① 発注担当者は、数か月に1回、エクセルなどの入力されたデータを医薬品名で並べ替えます。
② 発注頻度が多い医薬品をチェックして、本当に「1000個の発注」でよいのか、院長先生に確認します。
③ 2000個の発注に変更すると決まったら、「医薬品名 2000個の発注」と付箋の文字を修正します。
④ 発注担当者は、数か月で1回も発注されていない医薬品を探し出して、使用期限がいつまでかを確認します。
⑤ 院長先生にその医薬品を報告して、発注するタイミングと発注する数を減らすか検討します。それも変更になったら、段ボールに書かれた文字を「50個となったら発注」、付箋の文字を「医薬品名 500個の発注」などと修正します。

この第三段階では、数か月に1回は発注担当者が確認すべきことですが、これを本人だけに任せてはいけません。自由にすると、だいたい1年経ってから、気づいたころにエクセルを分析するということになってしまいます。

最低でも半年に1回はチェックしたいので、必ず、院長先生から発注担当者に対して「6月になったらエクセルを分析したものを見せて」と伝えてください。

④の発注していない医薬品を探し出すのは少し手間がかかりますが、できないことではありません。

このように、三段階の手順を行えば、医薬品の在庫管理を適正に回すことができます。しかも、院長先生がやることは、発注担当者から最後のエクセルの結果を聞いて発注するタイミングとその個数を判断するだけでよいのです。

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