歯科医院は、リコールシステムを確立すれば、絶対に失敗しない

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2015/03/30
歯科医院は、リコールシステムを確立すれば、絶対に失敗しない

歯科医院は、リコールシステムを確立すれば、絶対に失敗しないもし、あなたが、歯科医院を経営していて、「競争が激しくて、儲からない」と感じているならば、今すぐに、ぜひ、「リコール」の制度を導入しましょう。

というのも、院長から歯科衛生士、受付の社員まで、「リコール」を合言葉にして、一貫してそれに向かって進んでいる歯科医院は、必ず、儲かっていて、成功しているからです。
私が今まで顧問として関わってきた歯科医院でも、「リコール」を徹底してやってきたのに、赤字になったということがありません。

リコールとは、歯科医院が、患者に定期検診の時期を伝える方法のことを指します。

この定期検診は、平均して3ヶ月ぐらいのサイクルで行われるのが、一般的です。
このとき、歯科医は患者に対して、歯の状態はもちろんのこと、口腔内の衛生状態、生活環境などをチェックします。
また、同時にプラークや歯石の除去、および虫歯や歯周病などが進行していないかなどを、確認していきます。

もちろん、患者の歯の状態や、歯茎の健康状態によっても訪れるペースは変わりますが、定期的にブラッシングの指導を受けることによって、健康意識が高まるとともに、異常個所を早期に発見することができます。
そのため、患者にとっても、大きなメリットがあるのです。

もちろん、リコールの制度を確立させるのは、院長がやらなくてはいけませんが、現場の仕事は、基本的には、歯科衛生士にやってもらうことになります。

 

ただ、今まで「リコール」をやってこなかった歯科医院の院長が、突然、「リコールを徹底しよう」と聞いたとしても、まず何から取り組んだらよいか、分からないと思います。
そこで、ここでは、1つのモデルに絞って、導入方法を見ていきましょう。

 

歯科医院として開業するときには、標榜できる診療科目が決まっています。

  • (1)歯科(一般)
  • (2)小児歯科
  • (3)矯正歯科
  • (4)歯科口腔外科

このとき、リコールを導入しやすいのは、「小児歯科」です。

というのも、大人は忙しかったり、転勤したりするため、長く同じ場所にいません。
一方、小児歯科であれば、小学校の就学前から高校を卒業するまでは、地元にいることが多いので、リコールをしやすいと言えます。

別に、「小児歯科」と標榜しなくてはいけないわけではありませんが、「リコール」を導入するならば、看板に書いておいた方が、ベターです。

 

歯科医院が、リコールを始めるのは、突然で構いません。
歯科衛生士や社員への説明は行ったとしても、そこまで身構える必要はなく、治療目的で来院した患者の処置が終了した時点で、リコールに移行していきます。

つまり、明日、処置が終了する患者(子供がよい)がいれば、その人から始めればよいのです。

処置が終わったら、「3ヶ月ぐらいあとに、「お口の中をケアしませんか?」「何か質問だけでもよいので、来院しませんか?」というハガキを送らせて頂きます」と一緒に来た親に説明します。

そのときに、子供にとって、定期健診で予防歯科を行う大切さを説明してください。
時間は、5分ぐらいです。

そのあと、実際にハガキを送り、その患者が来院したときには、歯科衛生士が予防歯科でやるべきことができるように、訓練はしておきます。
ただ、それほど難しい内容ではないはずです。

 

もちろん、これでリコールが完璧に導入できたわけではありません。

このあと時間をかけて、「リコールの会」を作っていきます。

「リコールの会」とは、治療を目的にするのではなく、予防だけの目的で集まる会となります。
自分だけでは難しいと感じたら、他の歯科医院も巻き込みましょう。
地域全体で「リコールの会」が盛り上がれば、患者が増えることになるので、そもそも、自分の歯科医院だけでは、患者をすべて回せないはずです。

そして、「リコールの会」では、通常、会員制にして、入会金と年会費を家族単位で納めてもらいます。

会員制にすることで、医院からハガキを送りつけるという感じから、患者が自ら主体となって、子供の予防歯科を押し進めているという気持ちになってもらうためです。

入会金と年会費を取るのですから、最初に渡す説明書と会員カードを作らなくてはいけません。
そのあと、毎月、会報(会員の声、予防のインフォメーション、リコール実施日、新入会員紹介など)を作って、発送します。

このとき、院長がよく、歯科衛生士や社員に「会報を作っておいて」と丸投げすることがありますが、それは止めてください。
院長がそれほど、パソコンを使うのが得意でなければ、デザイナーに依頼して、簡単なレイアウトを作ってもらってください。

費用としても、5万円程度です。

 

準備ができたら、「リコールの会」を立ち上げるのですが、会員制といっても、最初は会員がいないので、キャンペーンを打ちましょう。
「今すぐ、会員になれば、入会金と1年間の年会費はタダ。リコールの会が勧める歯ブラシもプレゼント!」とすればよいのです。

歯科医院で貼り紙をする、折込チラシを入れる、駅の看板に広告を出しましょう。
私は、折込チラシがよいと思います。

また、ここで、少しケチって、入会金だけをタダにするということは止めてください。
歯ブラシどころか、もっと多くの商品をあげてもよいぐらいです。

一定の会員数を集めてしまうことが、先決なのです。
人数が増えれば、院長も会報の作成に力が入り、それが結果的によい運営に向かうのです。

 

そして、「リコールの会」を運営していう上で、大切なことが2つあります。

(1)できるだけ長期間続ける

歯科医院の経営は、患者と長く付き合うことが、大切です。
急患でもなく、一定の期間を空けて、ずっと同じ患者に来院してもらうことで、医院経営や病院経営が安定するのです。

しかも、長く付き合えば、院長と患者の間に信頼関係が生まれて、保険診療だけではなく、自費診療にもつながっていきます。
それなのに、ほとんどの歯科医院が、途中で諦めたり、リコールの会を閉じてしまい、結果、儲からないということになっているのです。

(2)漏れなくリコールする

地域密着で「リコールの会」は運営されていくので、悪い評判が立ってはいけません。
入会金や年会費を支払っているのに、患者にリコールするのを忘れたり、リコールしても来院しないのを放っておいてはいけません。
常に、歯科医院の方から声をかけて、来院してもらう日時を決めてください。

このとき、患者が漏れないために、パソコンで管理しましょう。
最近では、クラウドサービスと言って、外部のサーバにファイルを保存することで、どこからでも閲覧できるようになっています。

管理していたファイルを、間違って削除してしまったり、その情報が簡単に外に持ち出されないように、細心の注意を払ってください。

このファイルで管理する情報としては、会員コード、保護者名と本人名、住所、電話番号、生年月日、入会年月日、入会経路、来院予定日、過去のキャンセルの回数、退会した人はその理由などとなります。

 

もしデータを集めたときに、まんべんなく患者からキャンセルされているとすれば、歯科医院のリコールの知らせ方が悪いことを意味します。

ハガキを1回ではなく2回送る、メールで1週間前に確認する、前日に電話で確認する、連絡したときにリコールの所要時間を伝えるなど、リコールの予約の知らせ方を変えてみましょう。
いかに、リコールのキャンセルを減らせるかも大切なのです。

 

もし、あなたの歯科医院で、まだリコールをやっていないならば、ぜひ導入してみてください。
「リコール」と何度も連呼すれば、歯科衛生士や社員も「リコール」と言い出します。
その声が地域に広がっていけば、あなたの歯科医院の経営は成功です。

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